Regulamin Platformy Sprzedażowej B2B
PHU Vector sp. z o.o.
 

Dane Sprzedawcy (Operatora):
PHU Vector sp. z o.o.
ul. Bielska 29
40-749 Katowice
KRS: 0000047802
NIP: 6340006074
REGON: 271819081
E-mail: biuro@vector.katowice.pl
Tel: 32 356 30 00

1. Preambuła i Postanowienia Ogólne

1.1. Cel Regulaminu

Niniejszy Regulamin (zwany dalej „Regulaminem”) określa zasady i warunki korzystania z Platformy sprzedażowej B2B (dalej „Platforma”), prowadzonej przez P.H.U. Vector sp. z o.o. (dalej: „Operator” lub „Sprzedawca”), w ramach której zarejestrowani klienci (dalej: „Klienci” lub „Użytkownicy”) mogą nabywać oferowane Towary (produkty) do celów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą lub zawodową, zgodnie z zasadami opisanymi w niniejszym Regulaminie.

1.2. Zakres stosowania Regulaminu – wyłącznie transakcje B2B

1. Niniejszy Regulamin dotyczy wyłącznie umów sprzedaży zawieranych pomiędzy P.H.U. Vector sp. z o.o. a podmiotami niebędącymi konsumentami w rozumieniu art. 221 Kodeksu cywilnego (dalej: „B2B”).
2. Wszelkie przepisy ustawy o prawach konsumenta nie mają w takim przypadku zastosowania. W sytuacjach niejasnych lub spornych przyjmuje się, iż sprzedaż jest dokonywana na rzecz Klienta B2B.
3. Jeśli mimo to z Platformy skorzysta konsument w rozumieniu powszechnie obowiązujących przepisów, Sprzedawca zastrzega, że wówczas mogą znaleźć zastosowanie przepisy konsumenckie (Kodeks cywilny, ustawa o prawach konsumenta), jednak taka sytuacja wymaga każdorazowo indywidualnego wyjaśnienia i potwierdzenia przez Sprzedawcę.

1.3. Definicje pojęć

Dla potrzeb niniejszego Regulaminu, poniższe terminy posiadają następujące znaczenie:

• Platforma – internetowy system sprzedażowy B2B umożliwiający Klientom składanie zamówień, wgląd do katalogu i kontraktów, korzystanie z raportów, budżetowania oraz innych funkcjonalności opisanych w niniejszym Regulaminie.
• Operator/Sprzedawca – P.H.U. Vector sp. z o.o. z siedzibą w Katowicach (ul. Bielska 29, 40-749 Katowice), wpisana do KRS: 0000047802, posiadająca NIP 6340006074, REGON 271819081, będąca właścicielem i administratorem Platformy, a zarazem stroną umów sprzedaży zawieranych z Klientami B2B.
• Klient/Użytkownik – przedsiębiorca w rozumieniu art. 431 Kodeksu cywilnego, który zarejestrował się w Platformie i korzysta z niej w celu związanym z prowadzoną działalnością gospodarczą lub zawodową.
• Towar – produkty oferowane na Platformie, przeznaczone do nabycia przez Klientów B2B w ramach prowadzonej przez nich działalności.
• Zamówienie – oświadczenie woli Klienta zmierzające bezpośrednio do zawarcia Umowy Sprzedaży ze Sprzedawcą, określające w szczególności rodzaj i liczbę Towarów.
• Umowa Sprzedaży – umowa zawierana pomiędzy Sprzedawcą a Klientem poprzez złożenie i potwierdzenie Zamówienia na Platformie.

2. Warunki Rejestracji i Korzystania z Platformy

2.1. Rejestracja konta – procedura

1. Korzystanie z Platformy wymaga dokonania rejestracji konta Klienta. Rejestracja następuje poprzez wypełnienie elektronicznego formularza rejestracyjnego i zaakceptowanie Regulaminu.
2. Podczas rejestracji Klient zobowiązany jest do podania prawdziwych danych, w szczególności nazwy (firmy) przedsiębiorcy, siedziby, adresu, NIP-u, danych kontaktowych oraz innych wymaganych w formularzu pól.
3. Sprzedawca może zażądać dodatkowych dokumentów lub informacji potwierdzających status przedsiębiorcy (np. odpis z KRS, CEIDG, pełnomocnictwo).
4. Po pozytywnej weryfikacji danych rejestracyjnych Sprzedawca aktywuje konto Klienta. Sprzedawca może odmówić rejestracji bez podania przyczyny, w szczególności gdy istnieje uzasadnione podejrzenie, że dane są nieprawdziwe lub rejestracja jest dokonywana w celu niezgodnym z prawem lub z Regulaminem.

2.2. Profil Użytkownika i zarządzanie kontami

1. Każdy Użytkownik otrzymuje dostęp do indywidualnego profilu na Platformie, chronionego loginem i hasłem.
2. Klient może zakładać w ramach swojego konta dodatkowe profile użytkowników (np. dla pracowników), zgodnie z przyznanymi uprawnieniami.
3. Każdy użytkownik może zmienić hasło w dowolnym momencie. Administrator konta (np. przełożony) może również resetować hasła podległym użytkownikom.

2.3. Dostęp do kontraktów i cenników

1. W ramach nadanych uprawnień, Klient lub upoważnieni użytkownicy widzą informacje o obowiązujących cenach, rabatach, kontraktach (daty obowiązywania, kontrakty zamknięte itp.).
2. Platforma umożliwia bezpośrednie dodanie produktu z kontraktu do koszyka oraz tworzenie kilku plików/zbiorów towarów (np. w ramach różnych umów/kontraktów).
3. Istnieje możliwość ograniczenia widoku towarów i zamawiania wyłącznie w ramach określonej umowy (oferty) lub według wybranych produktów.

2.4. Funkcjonalności dostępne na Platformie

Z zastrzeżeniem posiadania odpowiednich uprawnień, Platforma zapewnia m.in.:

1. Katalog produktów
   • Dostęp do elektronicznego katalogu wszystkich produktów Sprzedawcy.
   • Możliwość szybkiego zamawiania po indeksie i ilości (z pominięciem katalogu).
2. Zarządzanie profilami użytkowników
   • Dodawanie nowych użytkowników w ramach konta Klienta.
   • Zmiana hasła przez użytkowników.
3. Zamawianie produktów
   • Tworzenie zamówień poprzez katalog produktów i koszyk.
   • Podgląd statusów zamówień: oczekujące na realizację, oczekujące na autoryzację, zrealizowane (historia: data, lista produktów, ilości, kto autoryzował itp.).
4. Statystyki i raporty
   • Tworzenie raportów zakupowych (indywidualnych i zbiorczych) wg nadanych uprawnień (np. według indeksów, grup produktowych, przedziału czasowego).
   • Eksport statystyk do arkuszy kalkulacyjnych.
5. Budżetowanie
   • Ustalanie miesięcznych lub rocznych limitów kwotowych dla poszczególnych użytkowników (kont), z opcją alertu o przekroczeniu limitu.
   • Możliwość przenoszenia niewykorzystanych limitów na kolejne okresy.
6. Folder "ulubione"/ Szablony zamówień
   • Tworzenie listy najczęściej zamawianych produktów.
   • Przekształcanie szablonów w zamówienia zakupu.
   • Wgląd do poprzednich zamówień i kopiowanie danych do nowego zamówienia.
7. Autoryzacja zamówień
   • Wielopoziomowa autoryzacja (np. II-stopniowa: kierownik → pracownik, lub III-stopniowa: dyrektor → kierownik → pracownik).
   • Powiadomienia e-mail o zamówieniach oczekujących na autoryzację, zatwierdzonych przez przełożonych itp.
8. Pozostałe funkcje
   • Opcjonalne pokazywanie limitu kredytowego i salda.
   • Opcjonalne pokazywanie udzielanych rabatów.
   • Możliwość sortowania zamówień (np. według osoby, wartości, daty).
   • Podgląd zamówień wysłanych, częściowo zrealizowanych, numerów faktur, dat realizacji.
   • Podgląd wszystkich zamówień i faktur, nie tylko z e-sklepu.
   • Możliwość wysyłania zapytań z poziomu sklepu i otrzymywania odpowiedzi.
   • Sortowanie katalogu produktów po indeksie, nazwie, cenie.
   • Powiadomienia e-mail o realizacji zamówienia, wystawieniu dokumentu księgowego i autoryzacjach.
   • Możliwość składania zamówień na jednym użytkowniku dla kilku działów/MPK-ów.
   • Nadawanie różnych uprawnień użytkownikom w ramach firmy.
   • Informacje o dostępności każdego produktu.

2.5. Akceptacja Regulaminu

1. Akceptacja Regulaminu jest wymagana przy rejestracji; brak jej uniemożliwia korzystanie z Platformy.
2. Założenie konta Klienta i zaakceptowanie Regulaminu jest równoznaczne z zawarciem umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną w zakresie utrzymywania konta na Platformie, w tym korzystania z powyższych funkcjonalności.

2.6. Obowiązki Użytkownika i zasady bezpieczeństwa

1. Klient i jego użytkownicy są zobowiązani do nieudostępniania danych dostępowych osobom nieupoważnionym.
2. Klient ponosi odpowiedzialność za wszelkie działania osób posługujących się jego kontem (w tym subkontami).
3. Klient zobowiązany jest do przestrzegania przepisów prawa, zasad dobrych obyczajów oraz postanowień niniejszego Regulaminu.

3. Zasady Zawierania Umów Sprzedaży

3.1. Składanie Zamówień

1. Klient składa zamówienia wyłącznie drogą elektroniczną poprzez wypełnienie formularza zamówienia na Platformie.
2. Zamówienie uważa się za złożone w chwili przesłania kompletu informacji wymaganych przez system (m.in. dane do faktury, adres dostawy, wybrane produkty, ilości).
3. Sprzedawca potwierdza otrzymanie Zamówienia – co nie jest równoznaczne z jego przyjęciem do realizacji.

3.2. Potwierdzenie przyjęcia Zamówienia i zawarcie Umowy

1. Zawarcie Umowy Sprzedaży następuje z chwilą wysłania przez Sprzedawcę wiadomości e-mail z informacją o przyjęciu Zamówienia do realizacji lub zmiany statusu Zamówienia na „przyjęte do realizacji” w systemie.
2. Sprzedawca może odmówić realizacji Zamówienia w całości lub w części, w szczególności w przypadku braku towaru na magazynie, przekroczenia limitu kredytowego, opóźnienia w płatnościach, błędów w cennikach itp.
3. Informacje o Towarach (w tym opisy i ceny) prezentowane na Platformie mają charakter poglądowy i stanowią zaproszenie do zawarcia umowy, a nie ofertę w rozumieniu art. 66 Kodeksu cywilnego.

3.3. Zmiana lub anulowanie Zamówienia

1. Po złożeniu Zamówienia Klient może dokonywać w nim zmian lub je anulować tylko za wyraźną zgodą Sprzedawcy i na warunkach przez niego określonych.
2. Ewentualne zmiany i anulacje wymagają formy pisemnej (w tym e-mail) pod rygorem nieważności.

4. Płatności

4.1. Dostępne metody płatności

Sprzedawca dopuszcza następujące metody płatności (w zależności od umówionych warunków):

• Przelew bankowy tradycyjny – przedpłata na rachunek bankowy Sprzedawcy.
• Przelew elektroniczny (pay-by-link, szybkie przelewy) – obsługiwany przez zewnętrznych operatorów płatności.
• Płatność „za pobraniem” (tylko w przypadku indywidualnych ustaleń).
• Płatność z odroczonym terminem (limit kupiecki) – jeżeli takie warunki zostały ustalone indywidualnie z Klientem.

4.2. Terminy płatności

1. O ile strony nie postanowią inaczej, płatność powinna nastąpić w terminie wskazanym na fakturze lub zgodnie z wybraną formą w zamówieniu.
2. Brak płatności w ustalonym terminie uznaje się za istotne naruszenie umowy i uprawnia Sprzedawcę do wstrzymania realizacji Zamówienia lub odstąpienia od Umowy w całości lub w części, bez dodatkowych wezwań.

4.3. Konsekwencje opóźnień

1. W razie opóźnienia w płatnościach Sprzedawca może naliczyć odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych (zgodnie z ustawą o terminach zapłaty w transakcjach handlowych) oraz wstrzymać realizację kolejnych Zamówień.
2. Sprzedawca ma prawo odmówić realizacji Zamówienia, jeśli Klient przekroczy limit kupiecki lub nie ureguluje poprzednich należności.

4.4. Fakturowanie

1. Domyślną formą dokumentu sprzedaży jest faktura ustrukturyzowana przesyłana do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
2. Klient zobowiązany jest do niezwłocznego aktualizowania danych niezbędnych do wystawienia faktury (m.in. nazwa, adres, NIP).

5. Dostawa i Przekazanie Ryzyka

5.1. Sposób i termin dostawy

1. Dostawa realizowana jest w sposób wybrany przez Klienta spośród dostępnych na Platformie (przesyłka kurierska, transport własny Klienta, odbiór osobisty itp.).
2. Koszty dostawy obciążają Klienta, chyba że umowa lub oferta stanowi inaczej.
3. O ile nie określono inaczej, termin dostawy wynosi od 2 do 14 dni roboczych od dnia zaksięgowania płatności (w przypadku przedpłaty) lub potwierdzenia przyjęcia Zamówienia (przy limitach kupieckich i odroczonych płatnościach).

5.2. Obowiązki Stron przy odbiorze towaru

1. Klient zobowiązany jest do zbadania przesyłki w momencie odbioru i sprawdzenia, czy nie została ona uszkodzona w transporcie. Ewentualne ubytki lub uszkodzenia należy zgłosić kurierowi i spisać protokół szkody pod rygorem utraty roszczeń wobec przewoźnika.
2. W przypadku odbioru osobistego Klient powinien dokonać weryfikacji towaru przed opuszczeniem punktu wydania.

5.3. Przejście ryzyka

1. Z chwilą wydania towaru przewoźnikowi lub Klientowi (w zależności od ustaleń) ryzyko przypadkowej utraty lub uszkodzenia towaru przechodzi na Klienta (art. 544 K.c. i nast.).
2. Sprzedawca nie ponosi odpowiedzialności za szkody powstałe w transporcie, jeśli przesyłka została prawidłowo zabezpieczona i przekazana przewoźnikowi.

6. Reklamacje i Gwarancje

6.1. Procedura zgłaszania reklamacji

1. Reklamacje należy zgłaszać pisemnie (np. e-mailem lub przez formularz reklamacyjny) bez zbędnej zwłoki po wykryciu wady.
2. Zgłoszenie powinno zawierać opis wady, numer faktury lub Zamówienia, datę zakupu, dokumentację fotograficzną (jeśli dotyczy) oraz żądanie Klienta.
3. Sprzedawca potwierdza otrzymanie zgłoszenia i ustosunkowuje się do niego w terminie 14 dni roboczych, informując o dalszych krokach.

6.2. Rękojmia i jej ewentualne wyłączenie

1. W transakcjach B2B dopuszcza się (na podstawie art. 558 §1 K.c.) umowne wyłączenie lub ograniczenie rękojmi. W niniejszym Regulaminie Sprzedawca ogranicza rękojmię w najszerszym dopuszczalnym zakresie, co oznacza, że Klientowi nie przysługują roszczenia z tytułu rękojmi, chyba że Strony pisemnie uzgodnią inaczej lub prawo bezwzględnie tak stanowi.
2. Jeżeli Klient nie godzi się na ograniczenie rękojmi, powinien zgłosić to Sprzedawcy przed zawarciem Umowy Sprzedaży – wówczas mogą obowiązywać indywidualne uzgodnienia.

6.3. Gwarancja

1. Jeśli na dany Towar została udzielona odrębna gwarancja (np. gwarancja producenta), warunki gwarancyjne regulowane są osobnym dokumentem gwarancyjnym.
2. Gwarancja nie wyłącza, nie ogranicza ani nie zawiesza uprawnień Sprzedawcy do ograniczenia odpowiedzialności z tytułu rękojmi, o ile umowa gwarancyjna nie stanowi inaczej.

7. Odpowiedzialność i Wyłączenia

7.1. Zakres odpowiedzialności Sprzedawcy

1. Sprzedawca ponosi odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy Sprzedaży w zakresie szkód wyrządzonych umyślnie.
2. Odpowiedzialność za szkody wynikłe z winy nieumyślnej (w tym utracone korzyści Klienta) jest co do zasady wyłączona, o ile bezwzględnie obowiązujące przepisy nie stanowią inaczej.
3. Wyłączenie nie zwalnia Sprzedawcy z dochowania należytej staranności właściwej w obrocie B2B. W przypadku rażącego niedbalstwa Sprzedawcy, odpowiedzialność może jednak zostać dochodzona na zasadach ogólnych.

7.2. Ograniczenia i siła wyższa

1. Sprzedawca nie ponosi odpowiedzialności za błędy systemowe, awarie, przerwy techniczne lub inne zdarzenia uniemożliwiające korzystanie z Platformy, powstałe z przyczyn niezależnych od niego (np. siła wyższa, ataki hakerskie, awarie łączy internetowych).
2. Sprzedawca nie odpowiada za skutki podania nieprawidłowych danych przez Klienta lub działania osób, którym Klient udostępnił dane dostępowe.
3. Za siłę wyższą uznaje się zdarzenia nagłe, zewnętrzne, których nie można było przewidzieć przy dochowaniu należytej staranności (np. klęski żywiołowe, wojna, strajki generalne, ograniczenia epidemiczne itp.). W przypadku ich wystąpienia Sprzedawca jest zwolniony z odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy.

8. Prawa Własności Intelektualnej

1. Wszelkie prawa własności intelektualnej do Platformy (w tym do jej layoutu, oprogramowania, baz danych, treści, grafik) przysługują Sprzedawcy lub innym podmiotom, od których Sprzedawca uzyskał stosowne licencje.
2. Zabronione jest kopiowanie, rozpowszechnianie, modyfikowanie jakichkolwiek elementów Platformy bez zgody Sprzedawcy.
3. Znaki towarowe, logotypy i inne oznaczenia indywidualizujące Towary stanowią własność odpowiednich podmiotów i podlegają ochronie prawnej.

9. Ochrona Danych Osobowych i Pliki Cookies

9.1. RODO i ustawa o ochronie danych osobowych

1. Administratorem danych osobowych jest P.H.U. Vector sp. z o.o. z siedzibą w Katowicach (ul. Bielska 29, 40-749 Katowice).
2. Dane przetwarzane są w celu obsługi konta Klienta na Platformie, realizacji Umów Sprzedaży, obsługi posprzedażowej, wypełniania obowiązków księgowych i podatkowych, archiwizacji oraz – w przypadku wyrażenia odrębnej zgody – w celach marketingowych.
3. Klientowi przysługują prawa wynikające z RODO, w szczególności prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia oraz wniesienia sprzeciwu. Szczegółowe informacje zawiera Polityka Prywatności.

9.2. Pliki cookies

Platforma wykorzystuje pliki cookies w celu zapewnienia prawidłowego działania i optymalizacji korzystania z serwisu. Szczegółowe informacje znajdują się w Polityce Cookies udostępnianej na stronie Platformy.

10. Zmiana Regulaminu

10.1. Procedura wprowadzania zmian

1. Sprzedawca zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszego Regulaminu w każdym czasie. O treści zmian Klienci zostaną powiadomieni poprzez przesłanie informacji na adres e-mail lub wyświetlenie komunikatu w Panelu Klienta na Platformie.
2. Zmiany wchodzą w życie w terminie wskazanym przez Sprzedawcę, nie krótszym jednak niż 7 dni od momentu ogłoszenia.
3. Zamówienia złożone przed wejściem w życie nowych postanowień są realizowane na podstawie regulaminu obowiązującego w dacie złożenia Zamówienia, o ile nowe postanowienia nie są korzystniejsze dla Klienta.

11. Rozstrzyganie Sporów i Prawo Właściwe

11.1. Prawo właściwe

Wszelkie spory wynikające z korzystania z Platformy i z Umów Sprzedaży zawieranych na jej podstawie podlegają prawu polskiemu.

11.2. Sąd właściwy

Właściwym do rozstrzygania ewentualnych sporów jest sąd właściwy dla siedziby Sprzedawcy, o ile bezwzględnie obowiązujące przepisy nie stanowią inaczej.

12. Postanowienia Końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych w Regulaminie stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego oraz inne właściwe przepisy prawa polskiego.
2. Jeśli którekolwiek postanowienie Regulaminu zostanie uznane za nieważne lub bezskuteczne, nie wpływa to na ważność pozostałych postanowień. W miejsce takiego nieważnego postanowienia Strony wprowadzą regulację oddającą najlepiej jego sens gospodarczy.
3. Regulamin wchodzi w życie z dniem 01.04.2025 i ma zastosowanie do wszelkich Zamówień złożonych od tego dnia.
4. Klient oświadcza, że zapoznał się z Regulaminem i akceptuje go w całości.